"Urodzinowy" wpis o formie dokumentów w przetargu publicznym

W tym wpisie odpowiemy na następujące pytanie: W JAKIEJ FORMIE NALEŻY PRZEKAZAĆ DOKUMENTY W TOKU POSTĘPOWANIA?

Do napisania wpisu zainspirowały nas urodziny... pewnego aktu prawnego :-)

Otóż dziś mija dokładnie 3 lata odkąd Prezes Rady Ministrów podpisał - zapewne jedno z najczęściej wykorzystywanych - rozporządzeń wydanych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych ("PZP"), tj. Rozporządzenie z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie - w tym wpisie, dla uproszczenia i w związku z omawianą tematyką, nazywamy je "Rozporządzeniem o formie dokumentów".

Rozporządzenie o formie dokumentów.pdf

Pobierz PDF • 179KB

Rozporządzenie o formie dokumentów obowiązuje od dnia 1 stycznia 2021 r. Niestety, jak pokazuje praktyka, znajomość tego aktu prawnego, wciąż nie jest wystarczająca. W tym wpisie nie będziemy omawiać całego rozporządzenia (regulującego kilka kwestii), ale skupimy się na analizie tych przepisów, które pozwolą nam udzielić odpowiedzi na pytanie: W JAKIEJ FORMIE NALEŻY PRZEKAZAĆ DOKUMENTY W TOKU POSTĘPOWANIA?

DWUETAPOWA WERYFIKACJA KAŻDEGO DOKUMENTU

Rozporządzenie o formie dokumentów szczegółowo opisuje w jakiej formie powinny być złożone zamawiającemu dokumenty, uzależniając to od tego kto sporządził dany dokument oraz w jakiej postaci (tj. czy został on sporządzony w postaci elektronicznej czy też papierowej).

Aby łatwiej zrozumieć stosunkowo zawiłe zapisy rozporządzenia w tym zakresie, proponujemy przyjąć takie założenie, że niezbędne jest zbadanie prawidłowości formy każdego przygotowywanego (dotyczy wykonawców) lub weryfikowanego (dotyczy zamawiających) dokumentu w dwóch etapach.

ETAP I czyli ustalenie KTO sporządził dokument?

Na pierwszym etapie należy ustalić czy dany dokument został wystawiony przez tzw. upoważniony podmiot czy też został wystawiony przez inny podmiot.

Dokument wystawiony przez upoważniony podmiot to, zgodnie z definicją zawartą w Rozporządzeniu o formie dokumentów, dokument wystawiony przez upoważniony do wystawienia wskazanego dokumentu podmiot inny niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o zamówienie, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca. A zatem do tej kategorii będą się zaliczały np. dokumenty pochodzące z: Krajowego Rejestru Karnego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego, Krajowego Rejestru Sądowego. Innymi słowy dokument wystawiony przez podmiot upoważniony to dokument pochodzący od organu czy też podmiotu niebędącego uczestnikiem postępowania. Dokumenty te w dalszej części wpisu nazywamy „dokumentami cudzymi” .

Natomiast dokument niewystawiony przez upoważniony podmiot – w rozumieniu ww. rozporządzenia – to  dokument wystawiony przez wykonawcę, wykonawcę wspólnie ubiegającego się  o zamówienie, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawcę. Tym samym do tej grupy będą należały przede wszystkim oświadczenia własne składane przez ww. podmioty, zobowiązanie do udostępnienia zasobów czy też pełnomocnictwo. Dokumenty te w dalszej części wpisu nazywamy „dokumentami własnymi”.

ETAP II czyli ustalenie W JAKIEJ POSTACI sporządzono dokument?

Po ustaleniu kto wydał dany dokument, tj. czy jest to dokument urzędowy czy też dokument własny, można przejść do drugiego etapu weryfikacji, czyli ustalenia w jakiej postaci został utworzony dany dokument.

W uproszczeniu, dokumenty możemy podzielić na:

• te utworzone w postaci elektronicznej (np. pliki w formacie pdf, doc.),

• te utworzone w postaci papierowej (czyli np. sporządzone na piśmie lub wydrukowane).

UWAGA:

Postać elektroniczna i papierowa to nie to samo, co forma elektroniczna i pisemna w rozumieniu Kodeksu Cywilnego (np. plik pdf jest dokumentem w postaci elektronicznej, ale dopiero opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym sprawi, że będzie dokumentem w formie elektronicznej - podobnie np. wydruk podania będzie dokumentem w postaci papierowej, ale dopiero złożenie pod nim podpisu, uczyni go dokumentem w formie pisemnej).

Dla ułatwienia, wszystkie informacje zebraliśmy w postaci kilku tabel. Jednocześnie tabele uwzględniają fakt, że występują różnice w zakresie wymagań dla tzw. przetargów unijnych (czyli postępowań lub konkursów o wartości równej lub przekraczającej progi unijne obwieszczane przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych) oraz dla tzw. przetargów krajowych (czyli postępowań lub konkursów o wartości niższej niż progi unijne).

DOKUMENT W POSTACI ELEKTRONICZNEJ:

DOKUMENT W POSTACI PAPIEROWEJ:

DOKUMENT W POSTACI PAPIEROWEJ - KTO POŚWIADCZA CYFROWE ODWZOROWANIE?

Tradycyjnie, dla Waszej wygody, przygotowaliśmy ww. tabele również w postaci jednego pliku pdf (czyli w postaci elektronicznej:-), który możecie pobrać, klikając poniżej.

Forma dokumentów w PZP.pdf

Pobierz PDF • 156KB

UWAGA!

Rozporządzenie o formie dokumentów wprowadza szczegółowe zasady dotyczące sporządzenia i przekazania zamawiającemu dokumentu w zależności od postaci, w jakiej został wystawiony oryginalny dokument w przypadku, w którym zamawiający w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej i nie przewidział możliwości przekazywania w postaci dokumentu elektronicznego. Kazuistyczne zasady odnoszące się do tego w jakiej formie może zostać przekazany wówczas dokument oraz kto dokonuje jego poświadczenia za zgodność z oryginałem zawiera §9 ww. rozporządzenia.