Nieznajomość kalendarza szkodzi czyli historia o nieskutecznym zatrzymaniu wadium

Od czego powinien zacząć zamawiający, aby skutecznie zatrzymać wadium❓ 🙂

Od czego powinien zacząć wykonawca, aby uratować zatrzymane wadium❓ 🙂

Proste❗ 🙃 Najpierw powinien... spojrzeć w kalendarz... 📅 🗓️ 📆

💡 Przypominamy, że wadium to pieniężne lub niepieniężne zabezpieczenie oferty wnoszone wraz z ofertą - jeśli zamawiający tego zażąda - w przetargu publicznym (czyli postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, PZP).

A teraz krótka analiza przypadku (CASE STUDY):

1️⃣ Zamawiający żąda wniesienia wadium. Termin związania ofertą upływa w dniu 7 kwietnia 2026 r.

2️⃣ Wykonawca składa wraz z ofertą gwarancję ubezpieczeniową z okresem ważności do dnia 7 kwietnia 2026 r.

3️⃣ Ww. gwarancja zawiera w swojej treści dopisek, że żądanie zapłaty musi być doręczone gwarantowi nie później niż w ciągu 3 dni po okresie ważności wadium.

4️⃣ Zamawiający w ciągu ww. 3 dni, tj. w dniu 10 kwietnia 2026 r. informuje wykonawcę o odrzuceniu jego oferty - w ocenie zamawiającego wykonawca złożył w trakcie przetargu publicznego nieprawidłowe podmiotowe środki dowodowe.

5️⃣ Zamawiający również w dniu 10 kwietnia 2026 r. przekazuje do gwaranta żądanie zapłaty z tytułu gwarancji, powołując się na złożenie wadliwych dokumentów przez wykonawcę (a zatem na przesłankę z art. 98 ust. 6 pkt 1 PZP).

🔴 Czy zamawiający prawidłowo zatrzymał wadium wykonawcy ❓ ❔ ❓

🟠 NIE ❗ Dlaczego❓ ❔ ❓

🟡 Ponieważ czynność, która stanowiła podstawę zatrzymania wadium, tj. odrzucenie oferty wykonawcy przez zamawiającego, nastąpiła już po upływie terminu związania ofertą (i tym samym po upływie okresu ważności wadium).

🟢 Powyższej oceny NIE ZMIENIA fakt, że:

➡️ niezłożenie podmiotowych środków dowodowych miało miejsce jeszcze w okresie związania ofertą (np. w dniu 25 marca 2026 r.) - decydująca jest uzewnętrzniona czynność kończąca ocenę oferty, tj. oficjalne odrzucenie oferty przekazane wykonawcy (a ta nastąpiła w dniu 10 kwietnia 2026 r., a zatem 3 dni po upływie terminu związania ofertą),

➡️ w treści gwarancji wadialnej znalazł się zapis o możliwości przekazania żądania zapłaty w terminie 3 dni po upływie ważności wadium - takie żądanie musi dotyczyć bowiem zdarzenia, które wystąpiło w terminie związania ofertą, a nie 3 dni po jego upływie.

🔵 A zatem, jeśli zamawiający chce skutecznie zatrzymać wadium na podstawie art. 98 ust. 6 pkt 1 PZP, musi zakończyć ocenę danej oferty i poinformować o wyniku takiej oceny wykonawcę przed upływem terminu związania ofertą.

🟣 W przeciwnym wypadku zamawiający naraża się na nieskuteczność dokonanej przez siebie czynności zatrzymania wadium.

🟤 Reasumując, nieznajomość kalendarza szkodzi, również - a może przede wszystkim - w przetargach publicznych 😊

Niezmiennie, dzielmy się wiedzą, bo brak wiedzy kosztuje! 🙂 🙃 😉