O odrzuceniu oferty ze względu na kłopotliwy format pliku oferty

Nie jest żadną tajemnicą, że każda oferta złożona przez wykonawcę w przetargu publicznym (czyli postępowaniu prowadzonym zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (ustawa Pzp), jest badana przez zamawiającego m.in. pod kątem wystąpienia przesłanek odrzucenia oferty zawartych w art. 226 ust. 1 ustawy Pzp.

Jedną z przesłanek odrzucenia oferty jest ta zawarta w art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, dotycząca m.in. nieprawidłowego formatu plików, w których sporządzana jest oferta.

Jak pokazuje praktyka udzielania zamówień, a zwłaszcza aktualne orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (dalej Izba lub KIO), wykładnia ww. przepisu wciąż może sprawiać pewne problemy.

Takie problemy przede wszystkim dotyczą stosunkowo popularnego formatu danych jakim jest .RAR, często nieprawidłowo utożsamianego z innymi powszechnie wykorzystywanymi formatami danych, tj.: .ZIP lub .7Z.

W naszym wpisie postaramy się przybliżyć Wam teorię i praktykę stosowania art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, zwłaszcza z perspektywy stosowania wskazanych powyżej formatów danych.

We wpisie znajdziecie odpowiedzi w szczególności na następujące pytania:

1. Czym charakteryzuje się przesłanka odrzucenia oferty, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

2. Jakie wymagania w zakresie formatu plików składanych zamawiającemu zawierają przepisy prawa?

3. Czy w każdym przypadku nieprawidłowy format pliku oferty (np. .RAR) może uzasadniać odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Tradycyjnie najpierw przedstawimy Wam trochę niezbędnej teorii, a następnie przejdziemy do praktyki, czyli omówienia konkretnych spraw (case studies), które znalazły swój finał w KIO.

Przesłanka odrzucenia oferty z art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli oferta nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego.

Warto zauważyć, że ww. przesłanka odrzucenia oferty pojawiła się w polskim porządku prawnym dopiero wraz z wejściem w życie aktualnie obowiązującego Prawa zamówień publicznych, tj. 1 stycznia 2021 r.

Przesłanka ta ma ścisły związek z obowiązkiem, o którym mowa w art. 61 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z tym obowiązkiem, komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Przesłanka odrzucenia oferty, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, ma na celu usankcjonowanie wymogów (technicznych i organizacyjnych) postawionych przez zamawiającego w dokumentach zamówienia, z uwzględnieniem przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w zakresie dwóch kluczowych czynności:

• sporządzenia oferty przez wykonawcę – w praktyce dotyczy to przede wszystkim przygotowania oferty w postaci elektronicznej (w pliku lub plikach) we właściwym, możliwym do odczytania i przechowywania (zarchiwizowania) przez zamawiającego, formacie danych;

• przekazania oferty przez wykonawcę zamawiającemu – w praktyce dotyczy to przede wszystkim obowiązku korzystania przez wykonawcę z właściwego środka komunikacji elektronicznej w celu przekazania oferty zamawiającemu, który to środek zapewnia np. szyfrowanie danych, uniemożliwiające zapoznanie się z treścią oferty przed formalnym otwarciem ofert.

Modelowe przykłady okoliczności, które uzasadniają odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, to np. sporządzenie oferty w nieprawidłowym formacie danych (np. takim, którego zamawiający nie może otworzyć ze względu na brak specjalistycznego oprogramowania) lub przekazanie oferty za pośrednictwem niewłaściwego środka komunikacji elektronicznej (np. pocztą elektroniczną, zamiast za pośrednictwem dedykowanego portalu zakupowego).

Jak pokazuje praktyka stosowania art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, dużo problemów sprawia wykonawcom sporządzenie oferty we właściwym formacie danych. Stąd tej kwestii warto przyjrzeć się bliżej.

Przepisy prawa w zakresie formatów danych oferty

Truizmem jest stwierdzenie, że każdy zamawiający stosujący Prawo zamówień publicznych jest inny. Różnice te przejawiają się nie tylko w aspekcie potrzeb zakupowych, których zaspokojeniu służą udzielane zamówienia, ale również np. w aspekcie posiadanych środków finansowych, w szczególności tych wydatkowanych na oprogramowanie komputerowe wykorzystywane w procesie zakupowym.

W praktyce różnica ta polega na tym, że o ile jeden odpłatny program komputerowy u danego zamawiającego będzie standardem, o tyle u drugiego zamawiającego, ten sam program komputerowy, będzie luksusem lub nieosiągalnym marzeniem. Można też natknąć się na sytuację, że jakiś program komputerowy u zamawiającego jest wysłany do lamusa jako przestarzały. Łatwo sobie wyobrazić chaos, z jakim musiałby zmierzyć się wykonawca, sporządzając oferty u różnych zamawiających, w sytuacji gdy każdy z zamawiających całkowicie inaczej definiowałby akceptowane przez siebie w danym postępowaniu formaty plików.

Ustawodawca zdając sobie sprawę z ww. różnic pomiędzy zamawiającymi, zdecydował się odgórnie uporządkować ten obszar i ustalić minimalne standardy techniczne, które będzie zobowiązany respektować każdy zamawiający przy okazji definiowania wymagań w specyfikacji warunków zamówienia (jak również w ogłoszeniu o zamówieniu, zgodnie z art. 67 ustawy Pzp), m.in. w zakresie dopuszczalnych formatów danych ofert.

Wyrazem powyższego jest treść, wydanego na podstawie art. 70 ustawy Pzp, rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).

Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy Pzp, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

Z kolei przepisami wydanymi na podstawie art. 18 ww. ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247), dalej jako „rozporządzenie w sprawie KRI”.

Zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie KRI, jeżeli z przepisów szczegółowych albo opublikowanych w repozytorium interoperacyjności schematów XML lub innych wzorów nie wynika inaczej, podmioty realizujące zadania publiczne umożliwiają przyjmowanie dokumentów elektronicznych służących do załatwiania spraw należących do zakresu ich działania w formatach danych określonych w załącznikach nr 2 i 3 do rozporządzenia w sprawie KRI.

Mając na uwadze powyższe, w celu zapewnienia interoperacyjności, zamawiający są zobowiązani uznawać za prawidłowe oferty składane w formatach danych określonych w załączniku nr 2 i załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie KRI.

Z perspektywy wykonawcy przygotowującego pliki z ofertą (jak również tematu publikacji), najważniejsza jest pozycja lit. A tabeli z załącznika nr 2 do KRI określająca dopuszczalne formaty danych używane w celu wymiany zasobów informacyjnych przez podmioty realizujące zadania publiczne.

UWAGA!

Katalog dopuszczalnych formatów danych zawarty w pozycji lit. A tabeli z załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie KRI, ma charakter otwarty, tj. zawiera minimalny (kilkukrotnie użyto sformułowania „co najmniej”) zakres dopuszczalnych formatów danych. Stąd zamawiający posiada uprawnienie, aby rozszerzać ww. listę dopuszczalnych w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia formatów danych – nie może jednak takiej listy dopuszczalnych formatów ograniczać.

Kłopotliwy format danych .RAR – case studies

Analiza aktualnego orzecznictwa pokazuje, że szczególnie dużo kłopotów sprawia zamawiającym stosowanie – w kontekście prawidłowej wykładni art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp – jednego z najpopularniejszych formatów danych służących kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych, tj. formatu .RAR.

Problem ten wynika z faktu, że formatu takiego nie ma w katalogu dopuszczalnych formatów danych zawartego w pozycji lit. A tabeli z załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie KRI. W katalogu tym są zawarte za to, równie popularne i często błędnie utożsamiane przez użytkowników z ww. formatem, formaty danych .ZIP i .7Z (tabela nr 1 poniżej).

Natomiast wszystkie ww. formaty, w tym format danych .RAR, są wykorzystywane np. do szybszego podpisywania dokumentów sporządzonych w postaci elektronicznej (zamiast składać podpis elektroniczny na każdym z plików odrębnie, wykonawca najpierw kompiluje wszystkie pliki do jednej „paczki”, a sam podpis elektroniczny składa na takiej „paczce”, obejmując nim wszystkie zawarte w „paczce” pliki).

Warto zatem, opierając się na aktualnym orzecznictwie, podjąć próbę udzielenia odpowiedzi na pytanie: czy stosowanie formatu danych .RAR jest mimo wszystko dopuszczalne, czy jednak każdy przypadek sporządzenia oferty w tym formacie danych będzie uzasadniać odrzucenie takiej oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Przykład zasadnego odrzucenia oferty za zastosowanie formatu danych .RAR

Przykładem orzeczenia, w którym Izba potwierdziła prawidłowość czynności odrzucenia oferty sporządzonej w formacie danych .RAR, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, jest wyrok Izby z dnia 11 kwietnia 2023 r. o sygn. akt KIO 825/23.

Stan faktyczny:

1. Zamawiający w specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) wskazał m.in., że formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem w sprawie KRI, jak też, że: 14. Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu [w sprawie KRI – przyp. MSZ] występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie. Ponadto zamawiający w ww. rozdziale w pkt 9 podał, że instrukcje korzystania z platformy zakupowej, dotyczące m.in. składania ofert znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców” na stronie internetowej pod wskazanym adresem.

2. Zgodnie z brzmieniem instrukcji korzystania z platformy zakupowej, formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z przepisami rozporządzenia w sprawie KRI oraz ze specyfikacją warunków zamówienia zamieszczoną przez zamawiającego na stronie postępowania.

3. Odwołujący złożył ofertę w formacie danych .RAR.

4. Zamawiający odrzucił ofertę odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp ze względu na złożenie oferty w nieprawidłowym formacie danych. Odwołujący wniósł odwołanie na tę czynność.

Izba oddaliła odwołanie, potwierdzając tym samym prawidłowość czynności zamawiającego. Za taką decyzją Izby przemawiały m.in. następujące argumenty:

• Rozporządzenie w sprawie KRI zawiera minimalny zakres dopuszczalnych formatów danych, w jakich może być złożona oferta. Zamawiający nie rozszerzył tego katalogu dopuszczalnych formatów danych – wręcz przeciwnie, jednoznacznie wskazał, że nie dopuszcza złożenia oferty w formacie danych .RAR.

Jak zostało stwierdzone w odwołaniu, przepisy Pzp w związku z elektronizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wymagają złożenia poszczególnych plików w formatach danych dopuszczalnych przez ww. rozporządzenie [w sprawie KRI – przyp. MSZ], które zostały określone w ww. akcie prawnym jako pewne minimum, które zamawiający musi zawsze zachować, a nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozszerzyć katalog akceptowalnych w postępowaniu formatów danych. Odwołujący pominął jednak, że w analizowanym postępowaniu Zamawiający nie dokonał takiego rozszerzania. Przeciwnie, jasno wskazał, że nie uzna za skutecznie złożenie dokumentów, które wpłyną do niego w niedopuszczonych przez niego w SWZ formatach, w tym w formacie .RAR”.

• Odwołującego jako profesjonalistę obowiązuje podwyższony miernik należytej staranności – skoro zamawiający w dokumentach zamówienia wyraźnie nie akceptował formatu danych .RAR, to odwołujący składając ofertę w takim formacie danych musiał liczyć się z koniecznością odrzucenia jego oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

Jak słusznie zauważył Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie, działania, jakie podejmują w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający i wykonawcy, należy oceniać przez pryzmat art. 355 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, z którego wynika, że w odniesieniu do profesjonalistów, za których uznaje się wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, miernik staranności ulega podwyższeniu. W sytuacji zatem, gdy Odwołujący w analizowanym postępowaniu inaczej, niż w innym analogicznie w omawianym zakresie prowadzonym postępowaniu, co wynika z powyżej przedstawionego stanowiska Zamawiającego, zamierzał złożyć ofertę w formacie .RAR, który to format pliku nie występuje w ww. rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych oraz wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych oraz został wykluczony przez Zamawiającego w SWZ, to musiał się liczyć z tym, że wystąpi podstawa do odrzucenia jego oferty, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 6 Pzp.

• Okoliczność, że zamawiający miał możliwość zapoznania się z treścią oferty złożonej w niedopuszczalnym formacie danych .RAR, nie ma znaczenia w kontekście konieczności odrzucenia oferty odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

W przypadku wypełnienia się przesłanki odrzucenia oferty wskazanej w tym przepisie Pzp Zamawiający jest bowiem zobowiązany do wykonania tej czynności, na co wskazuje sformułowanie; „Zamawiający odrzuca ofertę (...). Okoliczność, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią oferty Odwołującego, co do której nie ma sporu, że została złożona w formacie niedopuszczonym przez Zamawiającego, tego nie zmienia.

Przykład niezasadnego odrzucenia oferty za zastosowanie formatu danych .RAR

Przykładem orzeczenia, w którym Krajowa Izba Odwoławcza uznała za niezasadną czynność odrzucenia oferty sporządzonej w formacie danych .RAR na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, jest wyrok Izby z dnia 18 grudnia 2023 r. o sygn. akt KIO 3609/23.  

Stan faktyczny:

1. Zamawiający wskazał w SWZ: „Ofertę należy sporządzić w języku polskim. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym), w formatach danych określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności […]”.

2. Zamawiający w SWZ nie zakazywał wprost złożenia oferty w formacie danych .RAR.

3. Odwołujący złożył ofertę w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu zakupowego, ale w formacie danych .RAR. Zamawiający otworzył tę ofertę i uwzględnił tę czynność w informacji z otwarcia ofert.

4. Zamawiający odrzucił ofertę odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, wskazując na nieprawidłowy, niezgodny z rozporządzeniem w sprawie KRI format danych oferty (.RAR, podczas gdy dopuszczalne są m.in. formaty ZIP i .7Z). Odwołujący wniósł odwołanie na tę czynność.

Izba uwzględniła odwołanie, potwierdzając tym samym prawidłowość argumentacji odwołującego. Za taką decyzją Izby przemawiały m.in. następujące argumenty:

• Izba wskazała na cel istnienia wymogu zgodności czy kompatybilności narzędzi służących do archiwizacji i kompresji dokumentów elektronicznych z narzędziami służącymi do rozpakowania takich plików, którym jest umożliwienie zamawiającemu, przy zapewnieniu minimum narzędzi, zapoznanie się z treścią oferty. Ponadto rozpakowanie pliku jest czynnością techniczną, a nie prawną.

Izba podziela w pełni i przyjmuje za własne stanowisko wyrażone w wyroku KIO z dnia 3 sierpnia 2020 roku, sygn. akt KIO 1451/20, że «Zgodność czy też kompatybilność narzędzi służących z jednej strony do archiwizacji i kompresji dokumentów elektronicznych z narzędziami służącymi z drugiej strony do rozpakowania plików ma prowadzić do osiągnięcia celu, tj. złożenia przez wykonawcę oferty skompresowanej w takim formacie, który umożliwi zamawiającemu, przy zapewnieniu minimum narzędzi, zapoznanie się z jej treścią. Jednocześnie jak wynika z przywołanego już wyżej e-podręcznika Ministerstwa Cyfryzacji „rozpakowanie pliku (wyodrębnienie plików zawartych w archiwum) jest czynnością czysto techniczną, a nie prawną”».

• Skoro w rozporządzeniu w sprawie KRI jest wymieniony format danych .7Z (7-Zip), a oprogramowanie wykorzystywane do jego odczytu (rozpakowania) umożliwia odczyt m.in. plików zapisanych w formacie danych .RAR, to zamawiający jest zobowiązany przyjąć ofertę złożoną w formacie danych .RAR, a nie ją odrzucać na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

Skoro zatem sam ustawodawca przewidział, że podmiot realizujący zadania publiczne ma umożliwić przyjmowanie dokumentów elektronicznych w formatach danych określonych w załączniku nr 2, dopuszczając m.in. narzędzie 7-Zip, które zapewnia możliwość rozpakowania pliku w archiwum .RAR, a w konsekwencji zapoznania się z oświadczeniem woli wykonawcy, to nie sposób stwierdzić, że Odwołujący składając ofertę skompresowaną w taki sposób uchybił przepisom ustawy Pzp i aktów wykonawczy do niej i że jego oferta powinna zostać odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Zamawiający nie twierdził, że nie jest możliwe rozpakowanie pliku z archiwum .RAR za pomocą narzędzia 7-Zip.

• Rozporządzenie w sprawie KRI określa minimalne, a nie wyłącznie dopuszczalne, standardy przyjmowania plików przez zamawiającego. Tym samym rozporządzenie w sprawie KRI nie wyłącza przyjmowania innych formatów danych, jeśli można je odczytać za pomocą powszechnie dostępnych narzędzi. Dodatkowymi argumentami za uwzględnieniem odwołania i zaakceptowania formatu danych .RAR były: brak poniesienia kosztów przez zamawiającego, brak dodatkowych obowiązków po stronie zamawiającego, brak przedłużenia czynności otwarcia ofert i niejednolita praktyka zamawiającego.

Rozporządzenie [w sprawie – przyp. MSZ] KRI określa minimalne standardy przyjmowania plików elektronicznych. Co nie wyłącza możliwości przyjęcia innych formatów, jeśli za pomocą powszechnie dostępnych narzędzi Zamawiający jest w stanie taki format odczytać.  Zamawiający w związku z rozpakowaniem oferty nie poniósł dodatkowych kosztów, takie działanie nie spowodowało po stronie Zamawiającego dodatkowych obowiązków, nie przedłużyło procesu otwarcia ofert. Izba wzięła również pod uwagę okoliczność, która wynikała z materiału dowodowego przedstawionego przez Odwołującego. Materiał ten zobrazował niejednolitą praktykę stosowaną przez tego samego Zamawiającego, a także jednostki tożsame z Zamawiającym.

• Izba podkreśliła, że zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji nie mogą być pojmowane abstrakcyjnie, ale zawsze w kontekście danego postępowania – w tym przypadku akceptacja oferty w formacie danych .RAR nie łamie tych zasad, w sytuacji gdy inni wykonawcy złożyli oferty w innych, wprost wskazanych w rozporządzeniu w sprawie KRI, formatach danych.

Izba nie podzieliła stanowiska zamawiającego, który decyzję o odrzuceniu oferty odwołującego uzasadniał koniecznością poszanowania zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji wyrażonej w art. 7 ust. 1 ustawy Pzp. Podkreślić należy, że zasada ta znajduje zastosowanie w konkretnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i nie może być pojmowana abstrakcyjnie. W okolicznościach tej sprawy nie budziło wątpliwości Izby, że wszyscy wykonawcy w świetle wymogów SWZ mieli możliwość złożenia oferty skompresowanej w taki sam sposób. Jeżeli bez dodatkowych nakładów czasu i pracy możliwe było zapoznanie się z ofertą odwołującego, podobnie jak z ofertami innych wykonawców, to nie może być mowy o uprzywilejowanej pozycji odwołującego ani żadnego innego wykonawcy. 

Wnioski na przyszłość

Mając na uwadze ww. orzeczenia KIO, można wskazać następujące wnioski w zakresie możliwości odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, ze względu na nieprawidłowy format danych oferty:

1. Prawidłowe stosowanie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp zawsze wymaga uwzględnienia okoliczności konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia, a w szczególności brzmienia dokumentów zamówienia (np. SWZ). Stąd wykonawcy powinni dokładnie zapoznać się ze wszystkimi wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi sporządzania i przekazywania ofert, jak najwcześniej, przed rozpoczęciem procesu sporządzania oferty.

2. Postanowienie w dokumentach zamówienia wyraźnie zakazujące danego formatu danych, innego niż wskazany w rozporządzeniu w sprawie KRI (np. .RAR), może mieć ten skutek, że nawet merytorycznie zgodna z warunkami zamówienia oferta, z której treścią będzie mógł zapoznać się zamawiający, będzie podlegać odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Stąd zamawiający powinien bardzo dokładnie się zastanowić, czy warto takie postanowienie zakazujące pewnych formatów danych zawierać, ponieważ zwiększy ono prawdopodobieństwo wystąpienia konieczności odrzucenia prawidłowych co do treści, ale nieprawidłowych co do formatu danych, ofert.

3. Jeśli zamawiający poprzestanie tylko na przywołaniu w treści dokumentów zamówienia rozporządzenia w sprawie KRI, należy mieć świadomość, że rozporządzenie w sprawie KRI definiuje tylko minimalny, a nie wyczerpujący, katalog dopuszczalnych formatów danych oferty. Stąd złożenie oferty w innym formacie danych nie może skutkować automatycznym odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp – w tym przypadku kluczową okolicznością będzie fakt, czy zamawiający miał możliwość, za pomocą będącego w jego dyspozycji oprogramowania, otwarcia plików i zapoznania się z treścią oferty w ramach czynności otwarcia ofert.

4. Wykonawca składający ofertę w innym, niewymienionym wprost w rozporządzeniu w sprawie KRI, formacie danych (a nie dopuszczonym wyraźnie w dokumentach zamówienia przez zamawiającego) ponosi ryzyko braku możliwości zapoznania się przez zamawiającego z treścią jego oferty. Stąd należy zdecydowanie rekomendować wykonawcom sporządzanie oferty w formatach danych zawartych w treści rozporządzenia w sprawie KRI, jak również wymienionych wprost w dokumentach zamówienia.

5. Format danych .RAR, mimo że nie jest wskazany w rozporządzeniu w sprawie KRI, należy zasadniczo uznać za dopuszczalny format danych, w którym może być złożona oferta. Przemawia za tym okoliczność, że zamawiający zgodnie z rozporządzeniem w sprawie KRI muszą zawsze dopuścić złożenie oferty w formatach danych .ZIP oraz .7Z. Natomiast oprogramowanie zapewniające odczyt ww. formatów danych, przeważnie zapewnia również możliwość zapoznania się z ofertą zapisaną w formacie danych .RAR. Niemniej, również w tym przypadku wykonawca musi zdawać sobie sprawę, że w przypadku problemów technicznych związanych z otwarciem plików w formacie danych .RAR, będzie ponosić negatywne konsekwencje braku możliwości zapoznania się przez zamawiającego z jego ofertą.